Bringen Sie Struktur in Ihre IT Welt

Wie bei vielen Dingen kommt es hier auf den Blickwinkel an. Genauer gesagt: auf die Nutzergruppe. Der Begriff "IT-Dokumentation" scheint auf den ersten Blick genau zu sagen scheint, um was es geht. Aber jede Anwendergruppe im Unternehmen setzt andere Schwerpunkte.

Eine IT-Dokumentation dürfte ihren Ursprung in Ihrer IT-Abteilung haben. Als IT-Administrator benötigen Sie eine flexible technische Dokumentation. Sie möchten in erster Linie wissen, welche Gerät vorhanden sind. Sie interessiert, welche Software darauf installiert ist und ob das Patchlevel aktuell ist. Sie legen Wert auf eine gewisse Flexibilität und Detailtiefe, um eine Versionsnummer oder eine Modellbezeichnung zu hinterlegen.

IT-Dokumentation: Netzwerk

Die Steps zur IT Dokumentation

• Die Infrastruktur
• Das Netzwerk   
  
• Die Server
• Die Clients
• Spezialfall: Software und Lizenzen
• Anwendungen und IT-Services

IT-Dokumentationen auf die Spitze gebracht

• Raumpläne
:
  Zeichnen Sie die geschaffene Raumstruktur in Pläne ein, um sich zurechtzufinden. Software kann das entweder mit hinterlegten Bildern oder Plänen aus CAD-Programmen. Später werden Sie in die Pläne wahrscheinlich die genauen Standorte von Anlagen, Racks, aber auch die WLAN-Abdeckung einzeichnen wollen.

• Rack-Management
:
  Ein Plan eines Racks ist oft Gold wert. Hier stößt man mit manuellen Methoden schnell an die Grenzen der Wartbarkeit, doch sicherlich gibt es Situationen, in denen man sich gerade diese Darstellung wünscht.

• Facility Management
:
  Verwalten Sie nicht nur Räume, sondern auch Arbeitsplätze, Benutzer, Telefonnebenstellen, bis hin zur Inventur von Tisch, Stuhl und Feuerlöscher. Wobei anfangs das Hauptaugenmerk sicher auf wichtigen IT-Komponenten liegen sollte! 

• Dokumentieren der betrieblichen Anlagen: 

  Feuerlöscher, USV-Anlagen, Netzersatzanlagen, Klimaanlagen, etc. haben eines gemeinsam: Eine Prüfplakette, oft vom TÜV ausgestellt, die Auskunft darüber gibt, wann die nächste Überprüfung stattfinden muss. Teils sind versicherungstechnische, teils gesetzliche, oder einfach betriebliche Notwendigkeiten der Hintergrund, diese Termine nicht zu übersehen. Die Dokumentation sollte im Idealfall an diese Termine automatisch erinnern können, ein Report, was im Folgemonat an Überprüfungen einzuplanen ist, erleichtert die Arbeitsplanung.
• Verkabelungsmanagement
:
  Oft ist es nötig, die Kabelverbindungen zu dokumentieren. Vor allem beim Patchen eine große Hilfe zur immer wiederkehrenden Frage: Welches Kabel kann abgesteckt werden?
  

IT-Dokumentation: Netzwerk

Die IP-Netzwerke (OSI Layer 2 + Layer 3)

IP-Ranges werden als eigene Netze dokumentiert. Diese Netze wurden auch ausführlich geplant, mit großer Mühe umgesetzt und sind zumeist auf veralteten Visio-Grafiken zu finden. Eine dateibasierte Dokumentation wird gerne bei Neuprojekten durchgeführt, bei Änderungen wird hingegen gerne auf die Aktualisierung verzichtet. Zukünftige Anwendungsfälle profitieren jedoch von aktueller Information. Später werden weitere Netzwerkgeräte – egal ob physisch oder virtuell – mit diesen Netzen verbunden. Als Ergebnis erhalten Sie eine Gesamtübersicht über verwendete bzw. freie IP-Adressen, eine Übersicht über verwendete Ports, und mit ein paar Scripts die Möglichkeit, verschiedene Abfragen und Automatismen direkt aus der Dokumentation auf den Geräten durchzuführen (PING, NSLOOKUP, weitere Scripts, etc.).

Die VLANs

VLANs findet man in immer mehr Organisationen und diese bedürfen einiger Organisation und Dokumentation, will man den Überblick über die korrekte Konfiguration der Router und Endgeräte behalten. VLANs werden mit den entsprechenden IP-Netzen verbunden.

Die Router

Welche IT-Verknüpfungen bestehen noch?

• WAN-Verbindungen
:
  Vor allem bei Störungen ist es nötig, schnell die richtigen Ansprechpartner und Hotline-Nummern bei der Hand zu haben.
• Verträge
:
  mit Providern, inkl. Service Level-Vereinbarungen und der vereinbarten Entstörungsprozesse. Diese können als Anhang bzw. Beilage verwaltet werden.  

• Monitoring-Anbindung
:
  Verbinden Sie Ihr bestehendes Netzwerkmonitoring oder bauen Sie ein neues auf. Ihre Dokumentation unterstützt Sie dabei:

1. Zugriff auf den Livestatus aus der Dokumentation "auf Knopfdruck".
2. Unterstützung bei der Konfiguration des Monitoring-Systems durch vorgehende Dokumentation

IT-Dokumentation: Server

Selten sind IT-Dokumentationen im Bereich Serverlandschaft ausreichend dokumentiert. Der Detailgrad ist anfangs nicht wichtig. Lieber weniger und aktuell, als viel und veraltet! Aber um das Dokumentieren der Server kommen Sie nicht herum, denn früher oder später kommen folgende Situationen auf Sie zu:

• Ausfall bzw. Notfall
:
  So selten dieser Fall vorkommt, die Serverkonfiguration muss auf jeden Fall dokumentiert werden. Denn nicht immer ist es mit einer Rücksicherung getan. Eine aktuelle Notfalldokumentation vorzuhalten, wird mittlerweile in vielen Branchen und Organisationen vorgeschrieben.


• Migrationen, Updates, Virtualisierung
:
  Sind größere Veränderungen in der Server- und Applikationslandschaft geplant, benötigt man sogar zwei Dokumentationen: jene des IST-Standes (bisherige Server) und auch eine des zukünftigen SOLL-Zustands (neue Server).

• Dokumentation von Applikationen und Services
:
  Diese laufen auf den Servern. Daher ist es ratsam, die Server bereits im Datenbestand zu haben.
  

Mit dokumentierten Servern können Sie also sowohl in die Tiefe der Details gehen, als auch weiter in die Welt der Services und Applikationen.

Wir schlagen als Reihenfolge wieder vor, jene Objekte zuerst zu dokumentieren, die eventuell wieder verwendet werden, also virtuelle Geräte erst nach der Hardware. Und Cluster, die aus mehreren Servern bestehen, erst danach.

Welche Serverdetails sollten dokumentiert und stets aktualisiert werden?

• Hardwaredetails
• Standorte
• Netzwerkanbindung: ebenso einfach
• Ansprechpartner
• Speicherkonfiguration
• Betriebssystem, Software, Versionen: 
Spätestens ab diesem Punkt ist es sinnvoll, über ein automatisches Discovery nachzudenken. Software in der jeweils aktuellen Version manuell zu dokumentieren ist aufwändig, die Zeit benötigen wir an anderer Stelle!
• Storage-Anbindung: Ebenso keine einfache manuelle Tätigkeit, wenn die Daten nicht automatisiert geliefert werden können.